Meetings – Man kann nicht ohne sie arbeiten, aber auch nicht mit ihnen.

Leider sind Meetings unter Entwicklern oft verpöhnt und haben den Ruf, dass dort nicht gearbeitet, sondern nur heiße Luft produziert wird. Das muss aber nicht so sein. Dass Meetings oft unproduktiv sind, liegt nicht in der Natur der Meetings, sondern daran, wie diese durchgeführt werden. Dabei gibt es ein paar einfache und logische Regeln, deren Befolgung die Ergebnisqualität von Meetings positiv beeinflussen.

Keine ad-hoc Meetings.

Wenn Sie wollen, dass die Teilnehmer Ihres Meetings sich vorbereiten können (und ich ich hoffe, dass Sie das wollen), dann müssen Sie Ihnen Zeit dafür geben. Also kündigen Sie Ihr Meeting nicht erst 30 Minuten vor geplantem Beginn an, sondern besser eine Woche. Das ermöglicht allen Teilnehmern, sich in das Thema einzuarbeiten, und somit auch, im Meeting etwas beizutragen.

Natürlich wird es Situationen geben, in denen Sie nicht die Möglicheit haben, eine Woche zu warten (Ihr Projekt  fährt gegen die Wand, Sie müssen ein Vorstandsreporting abgeben, etc.), aber das sollten Ausnahmefälle sein und nicht die Regel.

Setzen Sie sich ein Ziel.

Natürlich sind Sie schon selbst darauf gekommen, dass ein Meeting ohne Ziel keinen Sinn macht. Das ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass viele Meetings nicht ein Ziel haben, sondern gleich drei oder vier oder zwölf. Das führt dazu, dass Sie sich im Meeting an zu vielen Zielen orientieren müssen und meist keines der Ziele erreichen oder zumindest nicht das Wichtigste.

Setzen Sie sich also ein Hauptziel, wie zum Beispiel „Nach dem Kick-Off sollen alle Teammitglieder die Vision unseres Projektes verstanden haben.” oder „In diesem Meeting klären wir, in wessen Verwantwortung der Datenbank-Import gehört.”

Verschicken Sie eine Agenda.

Eigentlich sollte man meinen, dass eine Agenda zu jedem Meeting gehört. Nur leider bin ich persönlich in mehr Meetings gewesen, zu denen es keine Agenda gab, als in Meetings, zu denen ich vorab eine Agenda erhalten habe. Mittlerweile verweigere ich die Teilnahme an agendalosen Meetings. Wenn jemand nicht in der Lage ist, zusammenzufassen, wozu er meine Zeit benötigt, kann es aus meiner Sicht auch nicht wichtig sein, dass ich am Meeting teilnehme. Das Erstellen und Versenden einer Agenda hat noch weitere Vorteile:

  • Der Organisator des Meetings muss sich Gedanken machen, was im Meeting alles besprochen werden soll.
  • Jeder geplante Teilnehmer kann entscheiden, ob seine Teilnahme wichtig und sinnvoll ist, oder ob es besser wäre, einen Vertreter zu entsenden.
  • Bei langen Meetings hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, partiell nur zu seinen Themen teilzunehmen.
  • Jeder Teilnehmer kann sich entsprechend auf die Themen vorbereiten.
  • Die Agenda kann bereits im Vorfeld zu einer Diskussion führen, sie muss nicht in Stein gemeißelt sein, sondern kann nach dem Feedback der Teilnehmer angepasst werden.

Es versteht sich von selbst, dass die Agenda das zuvor definierte Ziel Ihres Meetings stützen sollte.

Eröffnen Sie das Meeting.

Auch die Eröffnung eines Meetings gehört zu den Selbtverständlichkeiten, die leider viel zu oft ignoriert werden. Wenn Sie zu einem Meeting einladen, dann sagen Sie auch zumindest den ersten Satz im Meeting. Punkt. Sie können das Wort gerne an einen Experten weitergeben, der dann detailliert in das Thema einführt, aber zumindest die Begrüßung muss der Organisator übernehmen. Bei der Eröffnung des Meetings sollten Sie auch folgende Regeln berücksichtigen:

  1. Beginnen Sie mit einer Vorstellungsrunde. Gehen Sie nicht davon aus, dass sich alle Teilnehmer bereits kennen. Auch wenn dies der Fall sein sollte, so sind die Teilnehmer in anderen Rollen und anderen Aufgaben anwesend, als die vielleicht in anderen Projekten der Fall war. Bieten Sie also allen Teilnehmern die Möglichkeit zu erklären, warum sie ein „Eisen im Feuer” dieses Meetings haben.
  2. Bringen Sie alle Teilnehmer auf den selben Stand. Als Organisator haben Sie sich am bestmöglichsten mit dem Thema des Meetings vertraut gemacht. Treffen Sie nicht die Annahme, dass auch alle anderen Teilnehmer genau wissen, wie der aktuelle Stand des Projektes ist. Das die Agenda den Teilnehmern die Möglichkeit gibt, sich vorzubereiten, bedeutet nicht, dass alle vorbereitet sind.
  3. Beginnen Sie das Meeting mit einem lockeren Gespräch und ermöglichen Sie allen Teilnehmern anzukommen, bevor Sie hart ins Thema einsteigen. Der Wechsel von einem Thema in ein anderes benötigt ein paar Minuten.

Die Eröffnung des Meetings kann sehr kurz gehalten werden und muss nicht mehr als zwei bis drei Minuten in Anspruch nehmen.

Verfolgen Sie das Ziel.

Niemandem hilft ein Ziel, das nicht erreicht, oder zumindest aktiv verfolgt wird. Wenn Sie sich ein Ziel gesetzt haben, dann prüfen Sie auch im Meeting regelmäßig, ob Sie noch in der Richtung des Ziels unterwegs sind. Wenn nicht, so greifen Sie korrigierend ein.

Die Überschrift dieser Regel lautet mit Absicht nicht „Halten Sie die Agenda ein”. Die Agenda ist ein Hilfsmittel zur Erreichung des Ziels, sie ist nicht das Ziel. Auch das mittlerweile beliebte Timeboxing, bei dem Sie zwar alle Agendapunkte ansprechen, hilft Ihnen nicht per se Ihr Ziel zu erreichen.

Erstellen Sie ein Protokoll.

Wenn Sie wollen, dass die Ergebnisse des Meetings dauerhaft bestehen, dann halten Sie sie fest. Schreiben Sie ein kurzes Protokoll, machen Sie Photos der erstellten Flipcharts oder nehmen Sie die Flipcharts mit und hängen Sie in Ihr Büro. Wichtig ist, dass Sie die Ergebnisse auf irgendeine Weise dokumentieren. Wichtig ist dabei nicht, in welcher Form Sie das machen. Es muss kein Protokoll sein, in dem genau festgehalten wird, dass RG zusammen JR die E „Muss im Detail besprochen werden” getroffen haben und daraus für EW das T „Termin suchen” entstanden ist. Leider sind die meisten Protokolle hauptsächlich eine Sammlung von Abkürzungen und unwichtigen Informationen und genau deshalb so unbeliebt. Protokollieren Sie nicht, wer in welcher Reihenfolge mit wem gesprochen hat, sondern halten Sie die Ergebnisse fest.

Nur wenn Sie ein Meeting mit einer Agenda und einem Ziel, das Sie verfolgen, früh genug ankündigen und entsprechend nachbereiten, wird aus einem Treffen mehrerer Personen in einem Raum auch ein echtes Meeting, das einen Mehrwert bietet.