Wenn Sie ein Team oder eine Abteilung von Software-Entwicklern leiten, dann landen jeden Tag eine unglaubliche Menge an Todos auf Ihrem Tisch. Das Tagesgeschäft wird erdrückend und Sie sind nicht mehr in der Lage, die strategische Planung zu machen, die eigentlich eine Ihrer Hauptaufgaben sein sollte. Sie müssen also das Tagesgeschäft reduzieren, aber wie entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie selbst erledigen und welche Sie delegieren?
Machen Sie doch dazu das, was vor Ihnen schon Dwight D. Eisenhower (Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika von 1953 bis 1961) gemacht hat und wenden Sie das Eisenhower-Prinzip an.

Bei diesem Prinzip prüfen Sie für jede Aufgabe, die es zu erledigen gilt, wie wichtig und wie dringlich diese ist. Doch bedeutet dringlich und wichtig nicht das selbe? Sehen Sie sich dazu die folgenden Definitionen der Begriffe an.

Dringlichkeit: die Notwendigkeit, eine wichtige Handlung kurzfristig zu erledigen, also die (zeitliche) Priorität.

Wichtigkeit: die schwerwiegende (wichtige) Bedeutung eines Gegenstandes.

Die Dringlichkeit einer Aufgabe bezieht sich also auf die Zeit, die zur Verfügung steht, um die Aufgabe zu erledigen, während sich die Wichtigkeit der Aufgabe immer auf den Inhalt der Aufgabe bezieht. Wenn Sie auf die Toilette müssen, so ist das meistens eine dringliche Angelegenheit, es kann hier schnell zu spät sein und dann noch auf die Toilette zu gehen, bringt Ihnen keinen Nutzen mehr. Einen guten Schulabschluss zu schaffen ist eine wichtige Aufgabe, die auch noch Nutzen bringt, wenn Sie sie ein oder zwei Jahre später abschließen, als dies geplant war.

Das Eisenhower-Prinzip

Wenn Sie nun Ihre Aufgaben nach deren Dringlichkeit und Wichtigkeit bewertet haben, dann nehmen Sie sich das folgende Koordinatensystem vor und platzieren Ihre Aufgaben auf den Achsen wichtig und dringlich.

Jede Ihrer Aufgaben sollte nun einem der Bereiche A-D zugerdnet worden sein. Manche Aufgaben sind wichtig aber nicht dringlich, manche sind dringlich jedoch nicht wichtig, manche sind beides und so einige sind wahrscheinlich weder wichtig noch dringlich. Mit dieser Einteilung ist die Entscheidung leicht, wie mit den einzelnen Aufgaben verfahren werden soll.

A-Aufgaben: Diese Aufgaben sind wichtig und sie müssen schnell erledigt werden. Das bedeutet, Sie erledigen die Aufgaben sofort und selbst. Die Delegation und die Kontrolle der Aufgabe würden zu viel Zeit beanspruchen.

B-Aufgaben: Diese Aufgaben sind wichtig, jedoch nicht dringlich. Definieren Sie schon jetzt, wann Sie diese Aufgaben erledigen werden und tragen Sie sich einen Blocker in Ihren Kalender ein. Stellen Sie auch sicher, dass Sie die Aufgaben zum geplanten Termin erledigen.

C-Aufgaben: Diese Aufgaben müssen schnell erledigt werden, es sind aber keine wichtigen Aufgaben. Delegieren Sie sie! Das sind genau die Aufgaben, die Sie von den wichtigen B-Aufgaben abhalten, wodurch diese plötzlich neben wichtig auch noch dringlich sind. Also sorgen Sie dafür, dass die C-Aufgaben von jemand anderem erledigt werden.

D-Aufgaben: Diese Aufgaben sind weder wichtig, noch dringlich. Das bedeutet also, sie bringen keinen Nutzen. Diese Aufgaben werden also weder sofort noch später erledigt, sondern gehören einfach nur in den Papierkorb.

Wenn Sie Ihre Aufgaben regelmäßig mit dem Eisenhower-Prinzip priorisieren, dann können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Zeit und die Zeit Ihrer Mitarbeiter sinnvoll einsetzen. Besonders hervorheben möchte ich hierbei das regelmäßige Priorisieren: Wichtige Aufgaben, die letzte Woche nicht dringlich waren, werden es wahrscheinlich werden, wenn Sie nicht bearbeitet werden.